Индивидуальные предприниматели и все юридические лица, которые оказывают услуги и реализуют товар населению, обязаны установить онлайн-кассы нового образца. Неправильная эксплуатация, использование техники, не отвечающей требованиям, и ее отсутствие карается крупными штрафами. Не попасть под санкции поможет информация о том, как работает онлайн-касса, какие функции она обязательно должна поддерживать.

Ключевая задача онлайн-кассы – передача информации в режиме реального времени о торговых операциях в налоговую службу через оператора. Для этого конструкция оборудования должна иметь фискальный накопитель. Когда покупатель приобретает товар, продавец выдает ему чек. Бумажный – в обязательном порядке, электронный – по запросу клиента. В это же время данные через интернет поступают в налоговую инспекцию, где хранятся на компьютерном сервере.

Что такое онлайн-касса

Сегодня большинство владельцев бизнеса уже разбирается, что такое онлайн-касса. Но некоторые предприниматели, которым еще разрешено вести деятельность без данного оборудования, плохо представляют себе отличие его отличие от контрольно-кассовой техники старого образца. Рассмотрим устройство и принцип функционирования аппарата подробнее.

Онлайн-касса – разновидность контрольно-кассовой техники с встроенным фискальным накопителем и принтером чеков. Основные элементы устройства:

• Принтер бумажных чеков.
• Сетевая карта, позволяющая передавать данные через интернет. Для этого предусмотрены каналы для подключения беспроводного или кабельного интернета.
• Фискальный накопитель, обеспечивающий формирование и подписание чеков, обработку и шифрование информации, передачу сведений в налоговые органы.

Стоит отметить, что при отсутствии интернета онлайн-касса не перестает работать. Устройство способно сохранять информацию о чеках за последние 30 дней. Как только появляется доступ в интернет, фискальный накопитель сразу переправляет данные в налоговую инспекцию.

Предприниматели должны использовать только те онлайн-кассы, которые отвечают установленным в законе требованиям:

• На корпусе присутствует заводской номер.
• Устройство имеет встроенный принтер чеков.
• Оборудование поддерживает работу и передачу данных на фискальный накопитель, формирование сведений в электронном формате.
• Прибор транслирует на дисплее текущее время.

Интернет-магазинам разрешено устанавливать онлайн-кассы без опции печати бумажных чеков, так как вся информация передается покупателю в электронном виде.

На сайте ФНС можно найти список с действующим реестром онлайн-касс, которые отвечают актуальным требованиям законодательства. Рекомендуем ознакомиться с ним перед покупкой оборудования.

Как работает автономная онлайн-касса

Перед началом работы онлайн-кассу следует зарегистрировать в местном отделении налоговой службы. Сделать это можно при личном визите или на официальной интернет-площадке ФНС при наличии электронной подписи. Также потребуется заключить договор с одним из аккредитованных операторов фискальных данных.

Как работает автономная онлайн-касса? Детально расписать алгоритм ее функционирования можно следующим образом:

1. Перед началом смены кассир печатает отчет с указанием даты и ФИО.
2. Во время расчетной операции продавец вводит с помощью клавиатуры необходимую сумму и нажимает на кнопку печати чека.
3. Вся информация о продаже отправляется к оператору фискальных данных, где проверяется и зашифровывается.
4. Оператор подтверждает получение сведений и перенаправляет их на компьютерный сервер налоговой службы. Срок хранения архивных данных – 5 лет.
5. По завершении смены кассир печатает отчет с указанием даты и ФИО. Сведения о количестве чеков, видах и сумме операций за день передаются оператору фискальных данных.

За счет полной автоматизации весь процесс занимает несколько секунд. Но никто не застрахован от ошибок. Как быть, если неправильный чек уже сформирован и отправлен на компьютерный сервер ФНС? В этом случае продавец или иное ответственное лицо должно совершить операцию возврата, данные о которой также отправятся в контролирующие органы. Такие чеки следует хранить и немедленно предоставлять по требованию сотрудников налоговой службы.

Преимущества онлайн-кассы

Ключевое отличие онлайн-кассы нового образца от старой контрольно-кассовой техники – поддержка интернет-соединения и передача сведений в налоговую инспекцию в онлайн-режиме. Раньше процесс происходил иначе. Вся информация сохранялась на контрольной ленте. Для ее расшифровки и передачи в ФНС предпринимателю нужно было лично посетить центр технического обслуживания, что отнимало много времени.

Главные преимущества онлайн-кассы:

1. Удобный мониторинг движения денежных средств. Все сведения автоматически поступают на сервер ФНС, что исключает возможность ведения черной бухгалтерии, гарантирует прозрачность бизнеса.
2. Низкая вероятность внеплановых выездных проверок со стороны налоговой службы в случае грамотного ведения бизнеса. Это серьезно экономит время и силы добросовестного предпринимателя, позволяет сосредоточиться на развитии ключевого направления.
3. Высокий уровень защиты интересов и прав потребителей. С онлайн-кассами практически исключены случаи серого расчета с клиентами.
4. Полная автоматизация обеспечивает оперативное исправление ошибок, возникших из-за технического сбоя или человеческой ошибки.
5. Быстрая регистрация онлайн-кассы в налоговой инспекции. Процедуру можно пройти онлайн на официальной площадке ФНС или при личном визите.
6. Простое и быстрое техническое обслуживание контрольно-кассовой техники позволяет экономить время и деньги предпринимателя.
7. Автоматизированный контроль за прибылью и упрощенное оформление отчетности. Теперь отсутствует необходимость фиксировать информацию в кассовой книге, сдавать ее в налоговую службу на проверку.
8. Недобросовестным сотрудникам будет сложно, практически невозможно провести денежные операции мимо кассы.
9. Быстрое и простое формирование отчетов о деятельности фирмы для анализа и корректировки эффективности бизнес-процессов.
10. Наличие документального подтверждения торговых операций позволит оперативно разобраться в конфликтах с покупателями. Все данные хранятся на сервере, поэтому клиенту не нужно предоставлять чек для решения проблемы. Возврат продукции и суммы можно реализовать быстро, без задержек. Для этого продавцу достаточно найти нужные сведения в окне с отчетами о продажах.
11. Длительный срок службы и простое техническое обслуживание онлайн-кассы нового образца позволяет экономить бюджет компании.

Использование онлайн-касс выгодно для предпринимателей, налоговой службы и покупателей. Требование к обязательной эксплуатации данной техники введено для обеспечения максимальной прозрачности бизнеса и защиты покупателей от серых схем недобросовестных продавцов.

С какими программами работает онлайн-касса

На стабильность и качество работы онлайн-кассы влияют не только технические характеристики, но и программное обеспечение. От аппаратной начинки зависит возможность:

• интеграции устройства с основной товарооучетной системой магазина;
• обмена данными с финансовыми и бухгалтерскими сервисами;
• регулярного обновления в соответствии с актуальными требованиями законодательства.

Программа также влияет на стоимость контрольно-кассовой техники. Она может быть представлена в двух форматах – из коробки или в виде облачного решения. В первом случае аппаратное обеспечение устанавливается на локальный компьютер. Облачное решение – это использование через интернет программы, которая хранится на сервере.

Автономная онлайн-касса, по сути, представляет собой мини-компьютер. Устройство можно использовать «здесь и сейчас» без дополнительных внешних приборов. Основная вычислительная мощь – это встроенный процессор и элементы обработки информации. Но для стабильной работы оборудования необходимо программное обеспечение, которое уже заложено производителем. Над системой «прошивкой» пользователь устанавливает прикладное ПО, которое выбирают в зависимости от категории онлайн-кассы.

Командно-управляемые кассы

Командно-управляемые кассы – простые модели малой мощности, оснащенные монохромным дисплеем. Устройство обеспечивает трансляцию ключевых данных о торговой операции. Для них характерна однозадачность, вычисления с незамысловатой структурой и направленность на достижение единственной цели. Командно-управляемые кассы функционируют на основе скромной операционной системы, часто представленной системным программным обеспечением. Это заводская «прошивка», предназначенная для выполнения простых задач.

Операционную систему командно-управляемых касс невозможно изменить самостоятельно. Корректировки доступны только при официальном обновлении «прошивки» от производителя. Но глобальных изменений ожидать не стоит.

Таким образом, если вы стали обладателем командно-управляемой онлайн-кассы, вам не требуется устанавливать прикладное программное обеспечение. Встроенная операционная система содержит весь необходимый минимальный набор функциональных возможностей для начала работы.

Касса-смартфон, касса-планшет

Касса-смартфон и касса-планшет получили такое название по аналогии с гаджетами, работающими на основе мобильной операционной системы Android. Они предоставляют гораздо больше дополнительных опций и возможностей, чем командно-управляемые модели. С какими программами работает данная онлайн-касса?

На нее можно устанавливать приложения, представленные в Google Play. Если командно-управляемая модель – это мини-компьютер, то касса-смартфон – это мобильный гаджет, который технологически связан с фискальным накопителем, принтером чеков и другими ключевыми элементами ККТ. Главные коммуникационные и вычислительные мощности уже представлены в планшете, но могут быть увеличены за счет внешнего оборудования. Для их подключения на устройстве предусмотрены разъемы разного формата.

Минимальный набор системных и прикладных программ устанавливает сам производитель. Но пользователь может дополнить их, установив свои приложения. Насколько это целесообразно, сказать сложно. Здесь необходимо проводить индивидуальный анализ. Предустановленное программное обеспечение отличается богатым функционалом, а использование дополнительных приложений увеличит стоимость технического обслуживания, потребует дополнительных финансовых затрат на реализацию. Потенциал онлайн-касс-планшетов практически не ограничен. При желании на них можно запускать игры, квесты на 3-D графике. Но по факту дополнительный функционал обычно состоит из набора следующих операций:

• выполнение товароучетных мероприятий любой сложности;
• разработка программ лояльности и специальных предложений для постоянных клиентов.

Некоторые производители онлайн-касс создают свои магазины с бесплатными и платными приложениями. На площадке можно найти множество программ, направленных на оптимизацию трудового процесса и увеличение скорости обслуживания клиентов. Вот некоторые из них – контроль кассира, персональные продажи, драйвер весов, управление ассортиментом, спецоплата, свойства товаров в чеке, контроль персонала, уведомления, аналитика.

Касса-компьютер

Данная категория техники функционирует по принципу, аналогичному кассе-планшету. Ключевое отличие заключается в операционной системе. На кассе-компьютере установлена Windows или Linux, базовые функциональные возможности которых можно расширять безгранично.

На сайте компании «KASSOFF» можно подобрать и приобрести надежную онлайн-кассу. Если у вас возникнут вопросы или сложности с оформлением заказа, оставьте заявку на сайте для получения бесплатной консультации. Менеджер свяжется с вами в ближайшее время.