Онлайн-кассы – обязательное условие работы предпринимателей и юридических лиц, реализующих товары и услуги населению. Требование об их использовании законодатель обозначил в 54-ФЗ в 2016 году. Контрольно-кассовое оборудование отличается техническим характеристикам, функциональности и производительности. Рассмотрим, какую онлайн-кассу лучше выбрать для выездной и стационарной торговли с учетом особенностей магазина и других нюансов бизнес-деятельности.

Критерии выбора онлайн-кассы

Первый критерий выбора онлайн-кассы – ее полное соответствие требованиям закона. Не каждый аппарат подойдет для печати чеков. Например, использование в работе контрольно-кассовой техники старого образца с защищенной электронной лентой карается серьезными штрафами, а при повторном нарушении наступает приостановка деятельности сроком до 90 дней.

Требования к онлайн-кассе:

1. Наличие интернет-соединения необходимо для передачи информации о денежных операциях в онлайн-режиме в налоговую инспекцию.

2. Встроенный фискальный накопитель или возможность его установить. Это устройство, на котором хранятся все чеки. Фискальный накопитель надежно защищен от копирования, внесения изменений и утери сведений.

3. Встроенный принтер чеков. Предприниматель обязан предоставить клиенту бумажный чек, а в случае запроса ­– продублировать информацию в электронном варианте на почту или смартфон.

4. Устройство внесено в государственный реестр, размещенный на официальном сайте налоговой службы.

Если контрольно-кассовое оборудование не отвечает хотя бы одному из перечисленных требований, использовать его для расчетов с клиентами нельзя. Такие действия будут расценены как отсутствие онлайн-кассы, что приведет к серьезным санкциям со стороны налоговой службы. Рассмотрим, на какие еще критерии следует обращать внимание при выборе оборудования.

Тип онлайн-кассы

В зависимости от конструкции онлайн кассы разделяют на три категории:

1. Автономные онлайн-кассы. Главное отличие – наличие встроенного аккумулятора большой емкости, поддержка мобильного интернет-соединения или wi-fi.

2. Фискальные регистраторы. Это устройства, которые можно соединить со смартфоном, планшетом и другим гаджетом с предустановленным специализированным программным обеспечением. Отличительные особенности – работа только от электрической сети, отсутствие встроенного модема, поддержка печати и создания чеков.

3. Стационарные моноблоки. Это устройство, которое работает от электрической сети и сочетает в себе компьютер, фискальный накопитель, принтер чеков. Основа для функционирования – управляющая программа.

Автономные онлайн-кассывостребованы в магазинах, которые расположены в отдаленной местности, для организации выездной торговли, при отпуске крупногабаритного товара и продукции со склада. Устройства подходят для малого бизнеса с ограниченным ассортиментом и постоянным небольшим потоком клиентов, так как в них нельзя внести новые настройки и добавить функции.

Фискальные регистраторы не укомплектованы встроенным аккумулятором и модемом, поэтому их целесообразно использовать только в обычных магазинах. Они имеют невысокую производительность, подходят для установки в торговых точках с небольшим и средним потоком потребителей.

Наибольшая скорость работы и функциональность характерна для стационарных моноблоков. Они работают на основе встроенной управляющей программы, которая позволяет максимально автоматизировать бизнес-процессы. Стационарный моноблок поддерживает установку бухгалтерского софта, товароучетных систем и других приложений, направленных на оптимизацию деятельности. Основная сфера использования – крупные магазины, торговые сети, супермаркеты и гипермаркеты.

Другие критерии выбора онлайн-кассы

Найти оптимальную онлайн-кассу можно лишь при учете множества параметров. Приобретение неподходящего устройства приведет к низкой продуктивности, нестабильному функционированию, созданию длинных очередей, потере клиентов. Перечислим основные факторы, которые следует проанализировать перед покупкой контрольно-кассового аппарата:

1. Вид бизнеса. Очевидно, что у гипермаркета и курьерской доставки продуктов на дом совершенно разные задачи. В первом случае необходимо обеспечить максимальную автоматизацию, сократить время обслуживания клиентов, снизить количество возможных ошибок. Для служб доставки и выездной торговли важнее обеспечить длительную автономную работу онлайн-кассы и стабильное функционирование механизма в холодное время года.

2. Необходимость автоматизации. Подключение к онлайн-кассе сканера штрих-кода, счетчика банковских купюр, денежного ящика, весов и другого POS-оборудования позволяет существенно ускорить процесс расчета с покупателем. Для автоматизации рабочего места устанавливают управляющую программу, которая предоставляет дополнительные функциональные возможности по управлению, отчетности и анализу бизнес-деятельности. Подобные расходы целесообразны только для крупных магазинов и супермаркетов с интенсивным потоком потребителей.

3. Поток клиентов. Чем больше покупателей обслуживает торговая сеть за сутки, тем мощнее и функциональнее должна быть онлайн-касса. Дополнительные опции, такие как автоотрез, сигнализирование об окончании чековой ленты, удобный механизм замены расходных материалов, способны значительно ускорить обслуживание клиентов и снизить вероятность появления длинных очередей на кассовом узле.

4. Программное обеспечение онлайн-кассы должно быть совместимо с софтом на другом торговом оборудовании – весах, сканере штрих-кодов, терминале эквайринга. Для реализации алкогольной продукции потребуется поддержка системы ЕГАИС.

5. Ассортимент магазина. Чем больше в магазине товарных позиций, тем проще и доступнее должна быть товароучетная система и распознавание. Для небольшой розничной точки, в которой количество товарных позиций не превышает 50 единиц, подойдет автономная касса и ручной сканер штрих-кодов. При грамотной настройке она позволяет печатать в чеке наименование продукта. Но если бюджет не ограничен, лучше приобрести смарт-терминал или стационарный кассовый аппарат с фискальным накопителем. Данное оборудование потребуется для супермаркетов и других магазинов, в которых число товарных наименований превышает 50 единиц.

6. Тип интернет-соединения – проводной, мобильный или wi-fi. Для стационарной торговли оптимальным станет контрольно-кассовая техника с проводным интернетом. Для курьеров, киосков и выездной реализации товаров подойдет автономное устройство с поддержкой wi-fi или мобильной сети.

Среди дополнительных критериев выбора можно обозначить скорость печати чеки, емкость встроенного аккумулятора, набор функциональных возможностей. Найти и приобрести подходящую онлайн-кассу можно на сайте компании «KASSOFF», где представлен большой выбор различных моделей. Если вы не можете определиться с вариантом, свяжитесь с менеджером по телефону или электронной почте для бесплатной консультации.